Rencontres 31

Les réunions sont des éléments importants de toute entreprise prospère. Ils peuvent vous aider à communiquer avec des personnes clés de l’organisation, ainsi que vous donner l’occasion de rassembler votre équipe pour un week-end de discussions ou une grande réunion. Mais un problème commun est que toutes les réunions ne réussissent pas. Une façon de vous assurer que les réunions sont productives est de mettre en place un bon plan pour elles à l’avance. De cette façon, vous pouvez vous assurer que toutes les personnes présentes ont quelque chose à apporter et comprennent clairement l’ordre du jour.

Une réunion réussie à l’ordre du jour commence plusieurs jours avant la réunion, vous indiquant ce qui sera discuté et quand. Vous devriez également prendre le temps de préparer un document qui décrit ce qui devrait se passer lors de la réunion, en donnant à chaque personne l’occasion de discuter de ce qui devrait être couvert à son avis. Il est également important d’être clair sur le but de la réunion – est-ce que cela se produit simplement ou quelqu’un fera-t-il rapport sur ce qui a été couvert? S’il s’agit d’une réunion de comité, vous voudrez peut-être inviter le président du comité à faire un rapport par la suite.

Une fois que votre ordre du jour est prêt, il peut être plus facile que vous ne le pensez de le faire fonctionner correctement. L’un des meilleurs moyens consiste à utiliser des modèles. Le fait d’avoir des notes pré-formatées permet aux gens de jeter un coup d’œil sur les informations et d’en comprendre le sens. Il est également beaucoup plus facile pour vous d’enregistrer tout pour que tout le monde ait la possibilité de prendre des notes, et il n’y a pas de confusion sur qui a parlé à ce moment-là. Et l’utilisation de modèles peut signifier que tout le monde peut se tourner vers ces notes pour répondre à des questions ou simplement pour vérifier l’ordre des événements. rencontres 31